VERBİS kaydı, belge yüklemeye değil doğru beyana dayanır. Ancak beyanın sağlıklı yapılabilmesi için önceden hazırlanması gereken belgeler ve bilgiler vardır. Bunların başında Kişisel Veri İşleme Envanteri gelir.

Bu rehberde VERBİS kaydından önce hazırlanması gereken belge ve bilgileri sıralıyoruz.

VERBİS Kaydından Önce Neler Hazır Olmalı?

  • Kişisel Veri İşleme Envanteri: VERBİS beyanının temelidir; hangi verinin, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiğini gösterir.
  • Veri kategorileri listesi: Kimlik, iletişim, özlük, finans, sağlık gibi kategoriler.
  • İşleme amaçları: Her veri kategorisi için işleme amaçları.
  • Alıcı/alıcı grupları: Verilerin aktarıldığı taraflar (tedarikçi, kamu kurumu, yurt dışı vb.).
  • Saklama süreleri: Her kategori için azami muhafaza süresi.
  • Yurt dışı aktarım bilgisi: Aktarım yapılan ülkeler ve güvence yöntemi.
  • Alınan teknik ve idari tedbirler: Veri güvenliği önlemleri.
  • İrtibat kişisi bilgileri: Kurum ile iletişimi yürütecek kişi.
Not: VERBİS'e bu belgeler dosya olarak yüklenmez; içerdikleri bilgiler beyan alanlarına girilir. Yine de envanter ve saklama-imha politikası, olası bir denetimde ibraz edilebilecek şekilde kurum içinde hazır tutulmalıdır.

Kişisel Veri İşleme Envanteri Neden Önce Hazırlanır?

VERBİS beyanındaki tüm alanlar (veri kategorisi, amaç, alıcı, süre, aktarım, tedbir) envanterden beslenir. Envanter olmadan yapılan beyan eksik veya gerçeği yansıtmayan olur; bu da beyan ile fiili durumun örtüşmemesi nedeniyle denetimde risk yaratır. Bu nedenle uyum sürecinde önce envanter, sonra VERBİS kaydı yapılır.

Uyum İçin Hazırlanan Diğer Belgeler

VERBİS kaydının doğrudan parçası olmasa da, kayıtla birlikte bir uyum programı kapsamında şu belgeler hazırlanır:

  • Aydınlatma metinleri (çalışan, müşteri, ziyaretçi vb.),
  • Açık rıza metinleri (gerektiği hâllerde),
  • Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası,
  • Veri güvenliği ve erişim politikaları,
  • Veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler / gizlilik taahhütleri.

Sıkça Sorulan Sorular

VERBİS'e evrak yüklüyor muyuz?

Hayır. VERBİS beyan esaslıdır; belgelerdeki bilgiler sistemdeki alanlara girilir, belgeler kurum içinde saklanır.

Envanteri kim hazırlar?

Veri sorumlusu hazırlar; genellikle ilgili departmanlarla birlikte, gerekirse KVKK danışmanı desteğiyle çıkarılır.

Saklama ve imha politikası zorunlu mu?

VERBİS kayıt yükümlüsü veri sorumluları için kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlanması gereklidir.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık niteliği taşımaz. Kaynak: 6698 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat; Kişisel Verileri Koruma Kurumu (kvkk.gov.tr).